Assistente Administrativo - Temporário - SP

Buscamos um(a) profissional para atuar no suporte administrativo e operacional da área, auxiliando na gestão de contratos, pagamentos, eventos, atividades científicas e educacionais, além de prestar apoio às rotinas administrativas da gerência. O profissional será responsável por garantir a organização dos processos, acompanhar prazos, apoiar a comunicação com diferentes áreas e contribuir para o bom andamento das demandas internas e externas da instituição.

Responsabilidades e atribuições

Instruir e acompanhar minutas contratuais junto ao Jurídico. Controlar o status de contratos por departamento e evento. Gerenciar o fluxo de assinaturas eletrônicas via D4Sign. Controlar vencimentos e agendamentos de pagamentos. Abrir e acompanhar solicitações por meio de Typeforms. Receber, conferir e encaminhar notas fiscais. Apoiar processos de ressarcimentos e créditos. Dar suporte operacional aos editais de exames de suficiência dos departamentos.

Acompanhar prazos e organizar documentação junto à AMB e sociedades parceiras. Apoiar a emissão de certificados e títulos de área de atuação. Auxiliar na operacionalização de webinars e demais iniciativas educacionais. Prestar suporte administrativo aos grupos de estudo. Organizar a logística de passagens, hospedagens e traslados de palestrantes e equipes. Apoiar a organização do Fórum das Estaduais e Departamentos. Organizar agendas, reuniões e alinhamentos da área.

Elaborar correspondências, e-mails, ofícios e demais comunicações oficiais. Executar rotinas administrativas, atualização de controles, planilhas e acompanhamento de pendências. Realizar outras atividades correlatas, conforme demanda da coordenação.

Requisitos e qualificações

Ensino superior completo ou em andamento em Administração, Gestão, Direito ou áreas correlatas. Experiência com rotinas administrativas e financeiras. Vivência em associações, terceiro setor ou gestão de eventos será considerada um diferencial. Organização e habilidade para gerenciar múltiplos prazos simultaneamente. Boa comunicação e facilidade de relacionamento com diferentes públicos e níveis hierárquicos. Domínio do Pacote Office, especialmente Excel. Familiaridade com plataformas de assinatura eletrônica.

Diferencial: conhecimento ou experiência com ferramentas de Inteligência Artificial aplicadas às rotinas administrativas. Perfil dinâmico, organizado, proativo e com senso de urgência.