Event Coordinator

Resumo do Cargo Como Coordenador de Eventos, você será fundamental no planejamento e na execução integrada de eventos de pequeno a médio porte para os clientes. Você assumirá um papel proativo na compreensão dos objetivos do cliente, no desenvolvimento de planos de eventos abrangentes e atuará como o principal ponto de contato no local para garantir uma entrega bem-sucedida.

Colaborando estreitamente com a equipe mais ampla da FIRST e com vários parceiros internos e externos, você contribuirá para criar experiências de eventos excepcionais e promover relacionamentos sólidos com os clientes dentro de uma empresa de tecnologia bem conhecida. Principais Responsabilidades e Deveres Atuar como o principal ponto de contato para os eventos de pequeno a médio porte atribuídos, trabalhando diretamente com os anfitriões do evento para definir seus objetivos, requisitos e necessidades logísticas.

Contribuir com a equipe de entrega de serviços de eventos, apoiando os Gerentes de Eventos seniores ao longo do processo de planejamento e execução. Prestar consultoria e aconselhar sobre planos de eventos detalhados, incluindo cronogramas, orçamento, recomendações de fornecedores e arranjos logísticos, garantindo o alinhamento com os objetivos do cliente.

Coordenar todos os aspectos logísticos dos eventos atribuídos, incluindo buffet (catering), requisitos audiovisuais, arranjos de segurança e a gestão de materiais do evento (brindes/materiais de apoio). Fornecer suporte de planejamento consultivo aos anfitriões do evento, oferecendo soluções criativas e recomendações para aprimorar a experiência do evento dentro das restrições orçamentárias.

Ser o principal coordenador no local para os eventos atribuídos, supervisionando a montagem, gerenciando as atividades dos fornecedores, auxiliando na distribuição de credenciais, solucionando problemas e garantindo que todas as necessidades operacionais e logísticas sejam atendidas. Realizar reuniões de alinhamento detalhadas (discovery meetings) com os anfitriões para entender completamente os objetivos do evento, o público-alvo e os resultados desejados.

Revisar os orçamentos dos eventos e oferecer sugestões proativas para otimizar os gastos e maximizar o investimento do cliente. Organizar a logística do evento, incluindo decoração, entretenimento, buffet e todos os outros elementos necessários, garantindo que estejam alinhados com o plano do evento e as preferências do cliente. Colaborar com o Coordenador de Produção para garantir a aquisição oportuna dos ativos do cliente para fins de audiovisual (AV), produção e identidade visual (branding).

Identificar proativamente oportunidades de melhorias no evento que contribuam para alcançar os objetivos desejados. Revisar os espaços de reunião atribuídos para garantir a alocação apropriada e comunicar quaisquer necessidades de espaço, alterações ou cancelamentos às equipes relevantes. Monitorar consistentemente os espaços de eventos atribuídos e as informações de montagem para garantir que todos os detalhes do evento estejam atualizados e os prazos sejam cumpridos.

Criar, gerenciar e distribuir detalhes abrangentes do evento, cronogramas de projetos e prazos importantes para todas as partes interessadas e linhas de serviço relevantes, utilizando modelos internos aprovados. Colaborar estreitamente com todos os departamentos relevantes para definir e gerenciar os requisitos e entregas do evento. ) para garantir operações suaves e eficientes. Ter motivação para incorporar ideias criativas e inovadoras no planejamento e na execução de eventos.

Gerenciar múltiplos eventos de pequeno a médio porte simultaneamente, demonstrando fortes habilidades organizacionais e atenção aos detalhes. Executar outras funções e responsabilidades conforme necessário. Requisitos de Educação, Habilidades e Experiência Educação: Ensino Superior (Bachelor's Degree) preferencial.

Tempo de Experiência: A posição exige de 1 a 3 anos de experiência progressiva em coordenação de eventos ou planejamento de reuniões corporativas, demonstrando uma compreensão crescente da logística e dos processos de planejamento de eventos. Experiência Prática: Experiência sólida na coordenação de reuniões e eventos para grupos de tamanhos pequenos a médios (ex: de 20 a mais de 150 pessoas).

Trabalho em Equipe e Relacionamento: Capacidade comprovada de trabalhar de forma eficaz com equipes multidisciplinares e interagir profissionalmente com vários níveis de partes interessadas em um ambiente de ritmo acelerado.